HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する

■概要

HubSpotで顧客情報を確認し、そのままZoomで会議設定を行う際、アプリ間の画面移動や情報の転記に手間を感じていませんか。手作業による会議設定は、時間的なロスだけでなく、URLの払い出しミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社ページから直接Zoomミーティングを作成でき、URLの発行までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとZoomを利用し、顧客との打ち合わせを頻繁に行う営業担当者の方
• 手作業による会議設定の時間を削減し、入力ミスなどを減らしたいと考えている方
• 顧客対応の効率を高め、よりスムーズなコミュニケーションを実現したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotの画面から離れることなくZoomの会議URLを発行できるため、情報の手入力や画面を切り替える時間を短縮できます。
• 手作業による会議名や参加者の設定ミス、URLのコピー＆ペースト漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な会議設定を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「会社詳細ページから起動」するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでHubSpotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、会議に必要な情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議URLを発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるHubSpotの設定では、フローボットを起動したいページのURLサンプルを任意で設定してください。
• HubSpotから会議相手の情報を取得する設定では、対象となる会社IDやカスタムプロパティの内部名を任意で指定可能です。
• Zoomでミーティングを作成する設定では、HubSpotから取得した情報などを活用し、会議のトピックや説明文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• ・HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。