HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで顧客情報を管理しながら、都度Zoomを開いてミーティングURLを発行する作業に手間を感じていませんか？手作業でのURL発行は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや会議設定の誤りを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社詳細ページから必要な情報を取得し、ZoomのミーティングURLを自動で作成するため、会議設定のプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZoomを利用して、日常的に商談や打ち合わせを設定している営業担当者の方
- CRM上の顧客情報をもとに、手作業で会議設定を行っており、作業の効率化を図りたい方
- 会議設定時のURL発行ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から操作を完結できるため、アプリ間を移動する手間や手入力の時間を短縮し、会議設定を迅速に行えます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、会議の日時や参加者設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な運用を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「会社詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、会議に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議URLを発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、会議のトピックやアジェンダなどの各項目へ、前段のHubSpotから取得した値を自由に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- HubSpot、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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全てのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）
ミーティングが作成されたら
チャットにメッセージが投稿されたら
チームチャットにファイルが投稿されたら
新しいコンタクトが作成されたら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）
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定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）
定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
新しいコンタクトが作成されたら新しい会社が作成されたら新しい取引が作成されたらコンタクトが作成または更新されたら会社が作成または更新されたら取引が作成または更新されたらフォームが送信されたら製品が作成されたら製品が作成または更新されたら取引が指定のステージに更新されたらカスタムオブジェクトにレコードが作成されたらカスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら注文が作成または更新されたら注文が作成されたらチケットが作成されたらチケットが作成または更新されたらサービスが作成されたらサービスが作成または更新されたらタスクが作成されたら取引にメモが追加されたら指定したスレッドのメッセージに返信したら
フローボットオペレーション
コンタクトの作成コンタクトの取得最新のコンタクトのコンタクトIDを取得コンタクトの更新コンタクトを検索（キーワード検索）会社の作成会社情報の取得最新の会社IDを取得会社の更新会社を検索（キーワード検索）取引の作成取引情報の取得最新の取引IDを取得取引の更新取引を検索（キーワード検索）コンタクトのカスタムプロパティを取得会社のカスタムプロパティを取得取引のカスタムプロパティを取得コンタクトIDの一覧を取得会社IDの一覧を取得取引を検索（フィルタ検索）コンタクトのカスタムプロパティを更新会社のカスタムプロパティを更新取引のカスタムプロパティを更新チケットを作成フォームに情報を送信チケットを更新レコードを関連付けるコンタクトにメモを追加ファイルの公開用URLを取得カスタムオブジェクトのレコードを取得カスタムオブジェクトのレコードを作成カスタムオブジェクトのレコードを更新カスタムオブジェクトのレコードを検索（キーワード検索）製品を取得製品を作成製品を更新製品を検索（キーワード検索）チケットのカスタムプロパティを更新会社にメモを追加取引にメモを追加チケットにメモを追加会社にミーティングを追加複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）チケットの詳細を取得取引に商品項目を追加製品を検索（フィルタ検索）オーナー（担当者）情報を取得オーナー（担当者）のリストを取得複数の会社を検索（フィルタ条件）カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得ユーザーを作成サービスのカスタムプロパティを取得ミーティングログを作成チケットのカスタムプロパティを取得見積もりを取得見積もりを更新タスクを作成見積もりを削除見積もりを検索フォームの作成コールログの作成税率の一覧取得項目を検索（フィルタ検索）手数料を検索（フィルタ検索）割引を検索（フィルタ検索）見積もりテンプレートを検索（フィルタ検索）見積もりに署名者を追加見積もりを作成取引の商品項目を取得商品項目の詳細情報を取得タスクの一覧を取得タスクの取得オブジェクトの関連を確認ユーザー情報を取得ユーザーを検索（キーワード検索）ユーザーを検索（フィルタ検索）サブスクリプション定義一覧を取得複数のチケット検索（フィルタ条件）パイプラインのステージ一覧を取得パイプラインのステージを取得コンタクトに紐づくメモの一覧を取得カスタムオブジェクトのレコードを検索（フィルタ検索）商品項目のカスタムプロパティを取得カスタムオブジェクト間の関連付けを作成チケットとカスタムオブジェクトのレコード関連付けを作成受信トレイのスレッド一覧を取得CRMデータのエクスポートタスクを実行エクスポートタスクのステータスとファイルURLを取得エクスポートファイルをダウンロードカスタムオブジェクトのレコードを作成（取引レコードと紐付け）コンタクトにカスタムオブジェクトのレコードを関連付ける
