フォームで送信された情報を基幹システムに登録する

■概要

Webサイトのお問い合わせフォームなどから受信した情報を、手作業で基幹システムに登録していませんか？この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、フォームが送信されたタイミングをトリガーに、RPA機能がブラウザ操作を代行し、基幹システムへ自動で情報登録を行います。手入力の手間とミスをなくし、迅速で正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームから得た見込み顧客情報を基幹システムへ手入力している営業・マーケティング担当者の方
• データ転記作業における入力ミスや対応漏れをなくし、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
• APIが提供されていない社内システムへのデータ登録を自動化したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されるとRPA機能が自動で基幹システムへ情報を登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが入力作業を代行することで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、氏名や会社名、メールアドレスなど必要な情報を取得するための入力項目を作成します。
2. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」のアクションを設定します。
3. 最後に、利用している基幹システムのログインページを開き、IDやパスワードでログイン後、顧客情報の登録ページへ移動し、トリガーで取得したフォームの情報を各項目へ入力して登録する、という一連のブラウザ操作を記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する入力項目は、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズが可能です。例えば、お問い合わせ種別や役職といった項目を任意で追加・削除してください。
• RPA機能で設定する「ブラウザを操作する」の内容は、実際に利用している基幹システムの画面や操作フローに合わせて設定してください。ログイン情報や入力先の項目指定などを変更する必要があります。

■注意事項

• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。