フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しdirectに通知する

■概要

新しい従業員が入社するたびに、フォームで受け取った情報をジョブカン勤怠へ手作業で転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに情報が送信されるとRPAが自動でジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、担当者に通知までを完結させることができ、入社手続きの効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 従業員の入社手続きで、ジョブカン勤怠への情報登録に手間を感じている人事担当者の方
• 複数のシステムへの情報転記作業をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えている方
• RPAを活用して、Web上のシステムへの定型的な入力作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに情報が送信されるだけで、RPAがジョブカン勤怠への従業員情報登録を自動で行うため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、directをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、従業員情報を取得するためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する」を選択し、フォームで受け取った情報を基にジョブカン勤怠へ従業員情報を登録するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでdirectの「directに通知する」アクションを設定し、登録完了の旨を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」のオペレーションでは、ジョブカン勤怠のログイン情報や、どの項目にフォームのどの情報を入力するかを自由に設定してください。
• directへの通知設定では、通知を送信する宛先やグループを任意で指定できます。
• directへの通知メッセージには、フォームで受け付けた従業員の氏名などを動的に含めることで、どの従業員の登録が完了したか一目で把握できます。

■注意事項

• directとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• Yoomのブラウザ操作用アカウントに、ジョブカン勤怠のグループ管理者ログインIDとパスワードを登録しておいてください。