Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しdirectに通知する

■概要

新しい従業員の入社に伴う情報登録、特に複数のツールへの手入力は手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに従業員情報が入力されるだけで、RPAが自動でジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、関係者へdirectで通知します。手作業による入力の手間を省き、迅速かつ正確な従業員登録を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとジョブカン勤怠で従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• RPAを活用した従業員情報の登録作業の自動化を検討しているDX推進担当者の方
• 入社手続きを効率化し、組織全体の生産性を向上させたいと考えているご担当者様

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの入力情報を基に、RPAがジョブカン勤怠へ自動登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、ジョブカン勤怠への従業員情報登録を自動化するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでdirectの「directに通知する」を選択し、登録完了の旨を指定の相手に通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、ジョブカン勤怠のログイン情報や、どのページのどの項目にGoogleフォームのどのデータを入力するかを細かく設定できます。
• directへの通知設定では、通知を送信する相手やグループを自由に指定できます。また、メッセージ内容に固定のテキストや、Googleフォームで受け付けた従業員名などの動的な情報を組み込んで送信することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• Yoomのブラウザ操作用アカウントに、ジョブカン勤怠のグループ管理者ログインIDとパスワードを登録してください。