フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する

■概要

新しい従業員が入社するたびに、様々なシステムへ同じ情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？
特に勤怠管理システムへの登録は、入力項目が多く、人事労務担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームに情報を一度入力するだけで、RPAが自動でジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、関係部署への通知までを完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカン勤怠への従業員登録を手作業で行い、負担を感じている方
• 複数のシステムへの情報転記に時間がかかり、本来の業務に集中できない方
• 入社手続きにおける情報入力のミスをなくし、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム入力後、RPAがジョブカン勤怠への登録作業を代行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE WORKSをYoomと連携します。
2. トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、従業員情報を入力するためのフォームを設定します。
3. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、フォームで受け取った情報をもとにジョブカン勤怠に従業員情報を登録する操作を設定します。
4. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を選択し、関係者に登録完了の通知を送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」アクションでは、操作対象となるジョブカン勤怠のページURLやクリックといった具体的な操作内容を任意で設定してください。
• 「トークルームにメッセージを送信」では、通知を送信するトークルームを任意で設定できるほか、本文にフォームで入力された従業員名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• LINE WORKSをYoomと連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。