フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知する

■概要

新入社員の受け入れに伴う従業員情報の登録作業は、複数のシステムへ同じ情報を手入力する必要があり、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームで受け付けた従業員情報をRPAが自動でジョブカン勤怠へ登録し、完了の旨をGoogle Chatに通知します。
反復的な入力作業を自動化することで、担当者の負担を減らし、入社手続きの円滑化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームの内容をジョブカン勤怠へ手作業で転記している方
従業員登録における入力ミスや、関係者への共有漏れを防止したいと考えている方
RPAを活用して、ブラウザ上で行う定型的な入力業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信から従業員情報の登録、関係者への通知までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
フォームトリガーを選択し、従業員情報を登録するためのフォーム項目を設定します。
次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを選択し、ジョブカン勤怠にログインして従業員情報を登録する一連の操作を設定します。
最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、登録が完了した旨を任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

「ブラウザを操作する」では、従業員情報を登録するジョブカン勤怠のページURLや、入力・クリックといった操作を任意に設定してください。
「メッセージを送信」では、前ステップで取得した従業員名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

Google ChatをYoomと連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336