■概要
Webサイトのフォームから届く問い合わせやアンケートの回答を、手作業でExcelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスやチームへの共有漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、その内容をMicrosoft Excelの集計表に自動で追加し、Slackで関係者に通知することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- Microsoft Excelの更新情報を都度Slackでチームに共有している方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答を自動でMicrosoft Excelに追加しSlackへ通知するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、フォームの回答内容を所定のファイルに追加するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、レコードが追加された旨を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、問い合わせやアンケートなど、用途に合わせて質問項目を自由に作成・編集することが可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのファイルのどのシートに追加するかをドライブIDやアイテムIDなどで指定し、フォームの回答内容をどの列に紐付けるかも設定できます。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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