フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google DriveとSlackに保存・通知する

■概要

フォームで複数のPDFファイルを受け取る業務は、ファイルのダウンロード、結合、リネーム、指定フォルダへの保存、そして関係者への通知といった多くの手作業を伴い、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で添付されたPDFファイルを結合し、Google Driveへの保存とSlackへの通知までを完結させられるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信した申込書や履歴書などのPDFを手作業で結合・管理している方
• Google DriveとSlackを連携させ、ファイル共有のプロセスを自動化したい方
• 手作業によるファイルの保存漏れや関係者への通知忘れなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にPDFの結合から保存、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの結合ミスや保存場所の間違い、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フローを起動するフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームで受信したファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルをアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイル保存が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。
• Slackへの通知アクションでは、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文に前段のオペレーションで取得した値を変数として含めることができます。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。