Notionの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成してメールを送付する

■概要

Notionでタスクや会議の情報を管理しているものの、Googleカレンダーへの予定登録や関係者へのメール連絡を手作業で行うことに手間を感じていませんか。情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連絡漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、NotionのページからワンクリックでGoogleカレンダーへの予定登録とメール通知が完了し、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogleカレンダーを併用しており、情報の二重入力に手間を感じている方
• Notionで管理するタスクや会議の日程調整を効率化したいチームリーダーや担当者の方
• 手作業による予定登録やメール連絡での、入力ミスや送信漏れといった人的ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionで管理している情報を手動で転記する手間がなくなるため、本来注力すべき業務に時間を使うことができます。
• 手作業で発生しがちなカレンダーへの登録ミスや、関係者へのメールの宛先間違い、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. トリガーでChrome拡張機能を選択し、「特定のページから起動」アクションを設定することで、Notionのページ上でフローボットを起動できるようにします。
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、開いているページの情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに予定を作成します。
5. 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定の詳細を自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メール送信機能では、通知を送りたい相手のメールアドレスを任意で設定できます。
• メールの件名や本文には、Notionから取得したタスク名や日時などの情報を変数として埋め込むことで、内容を自動でカスタマイズできます。

■注意事項

・NotionとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。

・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921