■概要
Slackでファイル移動の依頼を受け、その都度Boxのフォルダを手作業で操作していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、依頼の見落としや移動先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけに、投稿内容をAIが解析しBox上のファイルを自動で移動させることが可能です。ファイル管理に関する手作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを用いてファイル管理を行っており、手作業での移動に手間を感じている方
- Slackでの依頼に基づき、対応漏れやミスなくファイルを整理したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿をきっかけに自動でBoxのファイルが移動されるため、手作業での対応時間を短縮することができます。
- 手動によるファイルの移動先間違いや、Slack上の依頼の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす投稿の場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Slackの投稿内容から移動対象のファイル名や移動先フォルダなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルを移動」を設定し、AIで抽出した情報をもとにファイルを指定のフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ワークフローを起動する条件を任意で設定できます。例えば、「#移動依頼」といった特定のキーワードを含む投稿にのみ反応させることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、Slackの投稿テキストからどの情報を抽出するかを自由に設定できます。「ファイル名」や「移動先フォルダ」など、実際の運用に合わせて項目を定義してください。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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