Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する

■概要

Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
• Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
• 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
4. 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
• Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。