■概要
問い合わせやアポイント調整のメールを受信した後、内容を確認して手動でGoogleカレンダーに予定を登録し、さらにSlackでチームに共有する作業は、定型的でありながら手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、自動でGoogleカレンダーに予定を作成、さらにSlackへ通知までを一気通貫で行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した会議やイベントの日程を、手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- Googleカレンダーへの予定登録後、都度Slackで関係者に手動で情報共有している方
- メール対応から予定調整、情報共有までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの内容を確認し、Googleカレンダーに予定を手入力する作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮できます。
- AIによる情報抽出と自動登録により、手作業での転記ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google カレンダーとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定の条件のメールを受信したらフローが起動するようにします。
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から「日時」「件名」「参加者」といった情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を基に予定を登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成された予定の詳細を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるデータ抽出では、メール本文から抜き出したい項目（例：会議名、日時、場所、参加者など）を任意で設定できます。
- Slackへの通知メッセージは、通知先のチャンネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・GoogleカレンダーとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
