■概要
フォームで受け取ったファイルを手動で確認し、内容を転記する作業に手間を感じていませんか。特に添付ファイルが複数ある場合や、内容を目視で確認して入力する作業は、時間がかかる上にミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したファイルからAI-OCRで文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加することが可能です。これにより、データ入力に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った添付ファイルの内容を、手作業で転記している方
- AI-OCRを活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力作業を自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ入力を効率化し、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの送信を起点に、ファイルからの文字抽出とスプレッドシートへの追加が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、アップロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 続いて、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを設定し、抽出したデータを項目ごとに処理できるようにします。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出・整形したデータを指定のスプレッドシートに1行ずつ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用しているAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションと、「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランで利用可能な機能です。フリープランやミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルで全てお試しいただけます。この機会に、高度な自動化による業務効率化をご体験ください。
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