Outlookでインタビューの音声データを受信したら、文字起こししてSlackに自動通知する

■概要

インタビュー後の音声データの文字起こしは、内容の確認や共有に不可欠ですが、手作業での対応は時間がかかり、本来の業務を圧迫していませんか？また、手動でのファイルダウンロードや共有には、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで音声データを含むメールを受信するだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をSlackへ通知するため、迅速で正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にインタビューや会議の音声データを文字起こししているメディアや人事担当者の方
• Outlookで受信した音声ファイルを、手作業で文字起こしサービスに依頼している方
• インタビュー内容の共有をSlackで行っており、議事録作成のプロセスを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に文字起こしから通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの依頼漏れや、Slackへの通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定のメール受信をきっかけにフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、受信したメールに添付されているファイル情報を取得します。
4. 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをYoom上にダウンロードします。
5. その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、文字起こししたテキストを指定のチャンネルに通知して完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションでは、対象とするメールのIDを指定してください。
• Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでは、ダウンロード対象のメールIDやファイルIDを指定してください。
• AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでは、音声ファイルの添付方法や文字起こし対象の言語などを任意で設定できます。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルIDや、投稿するメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。