■概要
Gmailで受信した売上報告などの情報を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、計算ミスや入力漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、AIが内容を読み取って数式を生成し、Google スプレッドシートへ自動で行を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く特定の情報を、Google スプレッドシートで管理・集計している方
- 受信内容から計算式を作成し、手入力で転記する作業を効率化したいと考えている方
- AIを活用した業務自動化に関心があり、日々の定型業務を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- AIによる数式生成と自動転記によって、手計算の間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「数式を生成する」アクションを設定して、受信メールの内容から計算式を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した数式の結果などを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールのキーワードや送信元アドレスなどを任意で設定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文のどの情報を基に、どのような数式を生成するかをプロンプトで任意に設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、AIが生成した数式の結果や受信メールの本文などを、どの列に追加するか任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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