■概要
Outlookで受信したアンケートの回答などがリスト形式で送られてくると、内容の確認や共有のために手作業で整形し直す手間が発生していませんか。 また、その作業中に転記ミスが起こる可能性も考えられます。 このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したリスト形式のメール内容をAIが自動で改行形式に変換し、Slackへ通知するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するリスト形式の情報を手作業で整形、共有している方
- 手作業による情報整形や転記でのミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
- OutlookとSlack間の情報連携を自動化し、コミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール内容を自動で整形しSlackに通知するため、手作業にかかる時間を削減し、より重要な業務に時間を割くことができます。
- 人の手による作業を介さないため、情報の整形ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、通知内容の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、Outlookで特定のメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。例えば、特定の件名や差出人アドレスを含むメールなどを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する」および「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からリスト形式の回答内容を抽出し、改行を加えた読みやすい形式に整形します。
- 最後に、オペレーションで「Slack機能」の「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、整形したテキストを指定したSlackチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。
- Slackに送信するメッセージ本文は、固定のテキストを設定できるほか、Outlookのメールから取得した情報（件名、本文の一部、差出人など）を変数として埋め込み、動的に内容を変更することができます。
- AI機能によるテキストの整形ルールは、受信するメールのリスト形式に合わせて、プロンプトを調整することで、より適切な形式に変換するようカスタムが可能です。
