■概要
定期的なMicrosoft SharePointのリストデータ集計とMicrosoft Excelへの転記作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に毎日や毎週といった頻度で行う場合、その作業負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリスト情報を自動で集計し、Microsoft Excelへ追加することが可能になり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのリストデータを定期的に集計し、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 日々のデータ集計業務に追われ、他の重要な業務になかなか着手できないと感じている方
- 手作業によるデータ入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでMicrosoft SharePointのデータ取得からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が行われるため、転記ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの防止に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「トリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。ここで集計を実行したい日時や繰り返し頻度を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションを設定し、集計対象のサイトやリストを指定します。
- 続いて、オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する（計算用のデータ整形）」アクションを設定し、取得したリスト情報から計算に必要なデータを抽出・整形します。
- さらに、オペレーションで「データ操作・変換機能」の「計算（四則演算）」アクションを設定し、整形されたデータを用いて必要な集計処理を行います。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、集計結果を指定したExcelファイルやシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー機能におけるスケジュール設定では、集計を実行する日時（例：毎月1日の午前9時、毎週月曜日の午前10時など）や繰り返し間隔を、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointから情報を取得する際、対象となるサイトIDやリストIDは、ユーザーが実際に利用しているものを正確に設定する必要があります。
- AI機能を用いたデータ整形では、プロンプトの内容をカスタマイズすることが可能です。例えば、前段のオペレーションで取得したMicrosoft SharePointのリスト情報（特定の列の値など）を変数としてプロンプト内に埋め込むことで、より柔軟なデータ整形を実現できます。
- Microsoft Excelへレコードを追加する際には、集計結果をどのExcelファイルのどのシートに、どの列から書き出すかなどを任意で設定してください。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
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