Microsoft SharePointに特定のファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelに追加する

■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたびに、手作業で承認依頼を送った後に結果をMicrosoft Excelに転記する、といった定型業務に追われていませんか。
このような繰り返し作業は、時間や手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーを誘発する可能性も潜んでいます。
このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、承認依頼の送信からMicrosoft Excelへの記録までの一連のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを利用したファイル管理や承認業務を行っている方
• 手作業による承認依頼の送信やデータ入力の負担を軽減したいと考えている方
• 定型的な承認フローを自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納から承認、Microsoft Excelへの記録までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動での承認依頼の抜け漏れやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、分岐機能のアクションを設定し、特定の条件に基づいて処理を分けます。
4. さらに、再度分岐機能のアクションを設定し、必要に応じて追加の条件で処理を分岐させます。
5. 次に、「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者に承認依頼を自動で送信します。
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認結果などの情報を指定のExcelファイルに自動で追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、業務に応じた条件を任意に設定・追加し、承認フローや通知先を細かく制御できます。
• Microsoft Excelへレコードを追加する際に、Microsoft SharePointから取得した情報や承認依頼の結果といった情報を、変数を活用して設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。