freee会計で特定条件に合う経費申請が作成されたら、Microsoft Excelに自動追加する

■概要

freee会計で経費申請が承認された後、その内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、freee会計で特定条件に合致する経費申請が作成された際に、Microsoft Excelへ必要な情報を自動で追加でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee会計とMicrosoft Excel間で経費データの転記作業に時間を要している経理担当者の方
• 手作業によるデータ入力で、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを懸念している方
• 経費処理の定型業務を自動化し、より重要な分析業務などに時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• freee会計で経費申請が作成されると、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee会計とMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請・各種申請・支払い依頼が作成・更新されたら」というアクションを設定し、特定の条件に合致する経費申請を対象とします。
3. 次に、オペレーションでfreee会計の「特定の経費申請の詳細情報を取得する」アクションを設定し、申請内容の詳細を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した経費申請の情報に基づいて、Microsoft Excelへ追加するか否かの条件を設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定のファイル、シートに必要な情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• freee会計のトリガー設定では、どのステータスの経費申請を対象とするかなど、条件を細かく指定することが可能です。
• 分岐機能では、取得した経費申請の任意の項目を条件として設定し、後続のMicrosoft Excelへの追加処理を制御できます。
• Microsoft Excelのレコード追加アクションでは、データを追加する先のファイル名やシート名、そしてfreee会計から取得したどの情報をどの列に追加するかを柔軟に設定できます。固定値を入力することも可能です。

■注意事項

• freee会計、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。