■概要
Notionでドキュメントを作成した後、その内容について承認を得て、承認された情報をGoogle スプレッドシートに記録する、といった一連の作業は多くの企業で行われているのではないでしょうか。
しかし、これらの作業を手動で行っていると、スプレッドシートへの転記ミスなどが発生しやすく、また時間もかかってしまいます。
このワークフローを活用すれば、Notionにページが作成または更新されたことをトリガーに、承認依頼の送信、そして承認後のGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動で完結できます。
業務の精度向上が期待でき、スタッフの負担削減にも貢献しそうです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成したページの承認プロセスに手間を感じている方
- 承認後の情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記しており、ミスや漏れを減らしたい方
- NotionとGoogle スプレッドシート間の情報連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのページ作成・更新から承認、Google スプレッドシートへの記録までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 手作業による承認依頼の連絡漏れや、Google スプレッドシートへの転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでNotionの「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のデータベースIDを指定します。
- 次に、「承認を依頼する」アクションを設定し、Notionから取得したページ情報などを基に承認依頼を作成します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認された情報やNotionのページ情報などを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「承認を依頼する」では、承認者や承認依頼のメッセージ内容、承認の条件（例：複数人承認など）を運用に合わせて柔軟に設定することが可能です。
- 「レコードを追加する」では、Notionのページから取得したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを、変数を活用して具体的に設定できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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