■概要
フォームへの問い合わせや申し込み後、Googleカレンダーへの予定登録やkintoneへの情報入力に手間を感じていませんか。手作業による二度手間や入力漏れは、業務効率を低下させる要因になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでGoogleカレンダーへの予定作成とkintoneへのレコード追加が自動的に実行され、これらの課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの情報を基に、Googleカレンダーへの予定作成とkintoneへの情報登録を手作業で行っている方
- Googleカレンダーとkintoneを連携させ、情報の一元管理と業務効率の向上を目指しているチームの担当者の方
- 顧客対応の初動を早め、サービス品質を高めたいと考えている営業担当者やカスタマーサポート担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のGoogleカレンダーへの予定作成やkintoneへのレコード追加が自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、他の重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomのフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。この際、フォームに必要な項目（氏名、メールアドレス、希望日時など）を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを設定します。フォームで取得した情報を利用して、予定の件名、開始日時、終了日時などを指定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定します。フォームで取得した情報を、kintoneアプリの対応するフィールドにマッピングしてレコードを自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、収集したい情報に応じて質問項目やその形式（テキスト、日付、選択式など）を自由に設定することが可能です。
- Googleカレンダーの「予定を作成する」アクションでは、フォームから取得した情報をどの予定項目（件名、説明、参加者など）に割り当てるか、また通知設定などの固定値を任意に設定できます。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、フォームから取得したどの情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを細かくマッピングでき、また特定のフィールドに固定値を設定することも可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
