毎日Google スプレッドシートから工程の進捗情報を取得し、AIで管理してSlackに通知する

■概要

毎日の工程進捗をGoogle スプレッドシートで管理し、その情報を基にAIで分析、Slackへ通知する作業は、繰り返しが多く手間がかかるのではないでしょうか。 手作業では情報の転記ミスや通知漏れも発生しやすく、担当者の負担は少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートからの情報取得、AIによる工程管理、Slackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの進捗情報を手作業でAIに入力し、Slackへ報告している方
• 日々の定型的な報告作業に時間を取られ、コア業務に集中できないと感じている方
• 工程管理の自動化によって、業務効率の向上とミスの削減を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートからのデータ取得、AI処理、Slack通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスやAIへの指示のばらつき、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。日次や週次など、任意のタイミングを指定可能です。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、管理している工程の進捗情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「工程管理を行う」アクションを設定し、取得した進捗情報に基づいてAIが状況を判断、整理します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる工程管理の結果を指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、情報を取得・通知したい日付、曜日、時刻を任意で設定してください。例えば、毎営業日の朝9時に設定するなど、業務サイクルに合わせたカスタマイズが可能です。
• AI機能への指示内容は、管理したい工程の特性や分析してほしいポイントに合わせて、具体的に設定してください。例えば、「遅延しているタスクを特定し、担当者名を抽出する」といった指示が可能です。
• Slackで送信するメッセージ内容は、通知先のチャンネルやメンションする相手、通知文面を任意で設定してください。進捗サマリーや要注意事項など、必要な情報を盛り込むことができます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。