SmartHRに登録された従業員情報をGoogle スプレッドシートに追加しSlackに通知する

■概要

新しい従業員の入社に伴い、SmartHRへの情報登録後、管理用のGoogle スプレッドシートへの転記や、関係部署へのSlack通知を手作業で行っていませんか？この一連の作業は、入力漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRへの登録をトリガーに、従業員情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加し、関係者へのSlack通知までの一連の流れを自動化し、入社対応に関する業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの入社手続き後、別ツールへの情報転記に手間を感じている人事労務担当者の方
• SmartHRとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理し、手作業で更新している方
• 従業員情報の共有漏れを防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの情報登録を起点に、Google スプレッドシートへの転記やSlack通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業による情報の転記ミスや関係者への連絡漏れを防ぎ、正確な従業員情報の管理と共有に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHR、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、トリガーで取得した従業員情報を任意のシートに追加します
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、従業員が登録された旨を指定したチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SmartHRのトリガー設定では、特定の条件に合致した場合のみフローを起動させるための予約IDを任意で設定できます
• Google スプレッドシートに従業員情報を追加する際に、対象となるスプレッドシートやシート、書き込むテーブル範囲などを任意で指定してください
• Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを自由に設定できるほか、本文には固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名などの情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• SmartHR、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。