SmartHRの情報で在籍証明書を発行しTelegramに通知する

■概要

在籍証明書の発行依頼があるたびに、SmartHRから従業員情報を探し、手作業で書類を作成して通知する業務は手間がかかるものではないでしょうか。定型的ながらも重要な業務であるため、他の作業を中断して対応することも少なくありません。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックでGoogleドキュメントを元にした在籍証明書を自動で発行し、指定したTelegramのチャットへ通知までを完了させ、証明書発行業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRを利用しており、在籍証明書などの書類発行業務に手間を感じている方
• 手作業による書類作成や通知業務でのミスを減らし、業務を標準化したい方
• 定型的な証明書発行業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの従業員情報をもとに証明書発行から通知までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• 手動での情報転記が不要になることで、記載ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとTelegramをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRのクローム拡張機能を選択し、「従業員ページから起動」アクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、発行した書類の情報などを指定したチャットに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントのアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください。
• 発行するGoogleドキュメントのファイル名は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報などを組み合わせて動的に設定することが可能です。
• Telegramへの通知では、通知先のチャットIDを任意で指定できるほか、メッセージ本文には固定テキストや前段のオペレーションで取得した情報を自由に組み込めます。

■注意事項

• SmartHR、Googleドキュメント、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。