SmartHRの情報で在籍証明書を発行しTalknoteに通知する

■概要

従業員からの在籍証明書の発行依頼に対し、都度SmartHRで情報を確認しながら手作業で書類を作成していませんか。定型的ながらも正確性が求められるこの業務は、人事労務担当者にとって負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックでGoogleドキュメントの在籍証明書を自動発行し、その旨をTalknoteへ通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRの情報をもとに在籍証明書を発行している人事・労務担当者の方
• 従業員からの依頼対応を効率化し、コア業務への集中したいと考えている方
• SmartHRとTalknoteを連携させ、申請から通知までの流れを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの情報を参照して証明書を自動で発行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、氏名や入社日の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHR、Googleドキュメント、TalknoteをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでTalknoteの「スレッドにメッセージを投稿」アクションを設定し、発行が完了した旨を指定のスレッドに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際に、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行後の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください。
• 発行されるGoogleドキュメントのファイル名は、「在籍証明書_従業員名」のように、固定のテキストとSmartHRから取得した情報を組み合わせて自由に設定できます。
• Talknoteへの通知では、メッセージを投稿するスレッドIDを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストやSmartHRで取得した情報などを組み込めます。

■注意事項

• SmartHR、Googleドキュメント、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。