SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する

■概要

従業員の部署情報が変更されるたびに、SmartHRとGoogle Workspaceの両方を手作業で更新する作業に手間を感じていませんか？この作業は更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因となりがちで、人事や情報システム担当者の負担を増加させる一因です。このワークフローを活用すれば、SmartHRでの従業員情報の更新をきっかけに、Google Workspaceのユーザー情報が自動で更新されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとGoogle Workspaceの従業員情報を手作業で同期している人事・総務担当者の方
• 従業員アカウント管理の効率化と、手作業による更新ミスの防止を目指す情報システム担当者の方
• 人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの情報を更新するだけでGoogle Workspaceへ自動で反映されるため、手作業での二重入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、部署名や役職の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員情報が更新されたら」を設定して、情報の更新を検知します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの「レコードを取得する」を使い、更新された従業員の詳細情報を取得します。
4. 次に、分岐機能を設定し、部署情報が変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」を設定し、取得した情報をもとに従業員の情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのユーザー情報更新アクションでは、更新したい項目を任意で設定できます。SmartHRから取得した部署名や役職などの情報を変数として設定し、対応するGoogle Workspaceの項目を自動で更新するようにカスタマイズしてください。

■注意事項

• SmartHR、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。