■概要

総務部門では、備品リストなどの書類を部署間で共有し、内容を確認する業務が頻繁に発生します。これらの書類を一つひとつ手作業で確認し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、総務業務でAIを活用した効率化を実現します。Dropboxに備品リストがアップロードされると、AI-OCRが内容を自動で読み取り、その結果をTelegramへ通知するため、確認や共有の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxを利用したファイル共有を行っており、手作業での確認に手間を感じている総務担当の方
• 備品管理などの定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
• 総務業務にAIを導入し、書類の読み取りや通知のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、AIによる内容の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を短縮します。
• 手動での確認作業や関係者への連絡が不要になるため、読み取り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとTelegramをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に、通知したい内容の文章を作成します。
6. 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを特定のチャットに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダや、特定のキーワードを含むファイル名を任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を自由に指定することが可能です。例えば、備品名や数量、申請者など必要な情報だけを抽出できます。
• AI機能では、OCRで読み取った情報を基に、通知メッセージを任意の形式に整形できます。ただし、AIへの指示（プロンプト）の文字数によって消費タスク数が変動する点にご注意ください。
• Telegramへの通知では、メッセージを送るチャンネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Dropbox、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
• ‍トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。