Google スプレッドシートにBPO業務依頼が追加されたら、AIで内容を分析しタスクをMicrosoft Teamsに送信する

■概要

外部への業務委託（BPO）に関する依頼をスプレッドシートで管理しているものの、担当者への共有やタスクの割り振りが手作業になっており、対応漏れや連絡の遅延が発生していませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートにBPO業務の依頼が追加されると、AIが依頼内容を自動で分析し、Microsoft Teamsへタスクとして通知します。BPO業務にAIを活用することで、依頼管理の一連の流れを自動化し、円滑な業務遂行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsでBPO業務の依頼を管理している方
• 手作業による依頼内容の確認や転記に手間を感じており、自動化を検討している方
• BPO業務へのAI導入に関心があり、具体的な活用方法を探しているプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ・スプレッドシートへの入力だけでAIが依頼内容を要約し、担当者へ自動で通知するため、タスクの割り振りにかかる時間を短縮できます。
• ・手動での転記や通知作業が不要になるため、依頼内容の伝達ミスやタスクの割り振り漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報をもとに依頼内容を要約させます
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを任意のチャネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定で、業務依頼を管理しているスプレッドシートのIDとタブ名を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチームID、チャネルIDを候補から選択し、送信するメッセージ内容を任意の内容に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。