フォームで音声ファイルが送信されたら、オンラインツールで指定形式に変換してGoogle Driveに保存する

■概要

インタビュー音源や会議の録音データなど、音声ファイルを扱う業務において、特定の形式に変換する作業に手間を感じていませんか。オンラインで音声ファイルを変換する方法は便利ですが、ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の操作は繰り返し行うと負担になります。このワークフローは、フォームに音声ファイルが送信されるだけで、RPAがオンラインツールでの変換作業を代行し、指定のGoogle Driveに自動で保存するため、こうした手作業をなくし業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 音声ファイルをオンラインで変換する方法を模索し、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
• インタビューや会議の音源などを定期的に扱い、ファイル形式の変換作業を効率化したいと考えている方
• Google Driveを活用しており、音声ファイルの受付から保存までの一連のプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの取り違えや保存先の間違い、変換形式のミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換ツール上でのファイル変換作業を自動化します。
4. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ファイルのアップロード項目だけでなく、案件名や担当者名といったテキスト項目など、任意の項目や回答種別を設定することが可能です。
• RPA機能のブラウザ操作では、利用したいオンラインファイル変換サイトへのアクセスや、サイト上での具体的な操作内容を自由にカスタマイズできます。
• Google Driveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意に設定できます。フォームで取得した情報などを組み合わせてファイル名を生成することも可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。