フォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する

■概要

フォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認する際、都度ファイルを開いて内容をコピーしたり、手作業でGoogleドキュメントに変換したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、添付されたPDFファイルが自動でGoogleドキュメントに変換され、指定のGoogle Driveフォルダに保存されます。このPDFのGoogleドキュメント変換の一連のプロセスを自動化し、日々の定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信したPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方
• PDFのGoogleドキュメント変換のプロセスを自動化し、ファイル管理の手間を削減したい方
• Google Drive上に保存するファイル名の命名規則などを統一したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、PDFからGoogleドキュメントへの変換が自動で行われるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます
• 手動でのファイルアップロードや変換作業が不要になるため、保存先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルをアップロードするための項目を設定します
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を選択し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルをアップロードします
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、アップロードしたファイルを変換します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーは、ファイルアップロード項目だけでなく、業務内容に合わせてテキスト入力欄や選択肢といった任意の項目や回答種別を設定可能です
• Google Driveの操作では、PDFのアップロード時およびGoogleドキュメントへの変換時のいずれにおいても、任意の保存先フォルダとファイル名を設定できます

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。