Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでPowerPointに変換する

■概要

日々の業務で受け取るPDF資料を、後で編集や再利用するためにPowerPointへ変換する作業に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手作業で変換するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。

このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAがオンラインツールなどを利用して自動でPowerPoint形式に変換します。変換プロセスを自動化することで、資料作成の効率を改善し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上で受け取ったPDFをPowerPointに変換する作業を頻繁に行っている方
• 手作業によるPowerPointへの変換に多くの時間を費やしている方
• 資料作成の定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PowerPointへの変換プロセスが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• RPAが設定通りに変換処理を行うため、ファイルの選択ミスや変換忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFである場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションで、RPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換サイトなどでファイルをPowerPointに変換する操作を自動化します。
6. 次に、オペレーションで、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、変換後のファイル情報を取得します。
7. 最後に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPowerPointファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを自動化の対象にするか、フォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれる場合のみ処理を進めるなど、前段で取得した情報を基に条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、実際に操作するオンライン変換サイトのURLやクリックするボタンなどを、利用したいサービスに合わせて設定してください。
• 変換後のファイルをアップロードするGoogle Driveのアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段の処理で取得した情報を利用して任意に設定できます。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。