■概要

複数ページにわたるPDFを手作業で分割し、内容を転記する業務に手間を感じていませんか？
一つ一つのファイルを開いて確認する作業は時間がかかるだけでなく、人的なミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DropboxにアップロードするだけでPDFの分割処理が自動で実行され、OCRで読み取った情報がAirtableに登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のPDFを手作業で分割し、データ入力を行っているご担当者の方
• DropboxとAirtableを活用し、書類管理業務の効率化を目指している方
• PDFを分割するような定型業務を自動化して、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードを起点に、PDFの分割からAirtableへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手によるPDFのsplit処理やデータ転記が不要になることで、入力ミスや情報のもれといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから情報を抽出します。
5. 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFの内容に応じて、抽出項目を任意で設定してください。
• Slackに通知を送る設定をする際には、投稿先のチャンネルIDを任意で設定し、メッセージ内容も事前のアクションで取得した値などを活用して設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924