■概要

kintoneに登録した請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？
目視での確認や入力作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにファイルが登録されるだけで、OCRが自動でPDFからテキストを抽出し、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneにアップロードしたPDFの内容を手作業で転記している方
• PDFからテキストを抽出し、データとして管理したいと考えている方
• kintoneとGoogle スプレッドシートを連携させて業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのファイル登録をきっかけに、PDFからのテキスト抽出と転記が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 人の手による転記作業が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
3. オペレーションで、kintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定し、登録されたファイル情報を取得します
4. ファイルが添付されている場合のみ処理を進めるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します
5. オペレーションで、kintoneの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします
6. オペレーションで、「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を読み取ります
7. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のスプレッドシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、PDFファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で設定してください
• Google スプレッドシートへの書き込み設定では、対象となるスプレッドシートのIDとシート（タブ）名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍kintone、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。