■概要

Googleフォームで受け取った画像ファイルから、テキスト情報を一つひとつ手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、オンラインスキャナーのように画像からテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートへ直接データを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した画像の内容を手作業で転記している担当者の方
• オンラインスキャナーのような機能を業務フローに組み込みたい方
• 画像データからのテキスト抽出とデータ入力を自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの画像送信を起点に、テキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減できます
• 手動での転記作業が不要になるため、オンラインスキャナー利用時の課題でもあるコピー＆ペーストによる入力ミスや漏れを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します
4. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• OCR機能の設定では、読み取りたい画像の中からどのテキスト情報を抽出するか、項目を任意で設定してください
• Google スプレッドシートへのデータ追加設定では、対象のスプレッドシートIDとシート名を任意の値で指定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133