■概要
Googleフォームで受信したPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？一つ一つのファイルを開いて確認する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPDFファイルが送信されると、オンラインでファイルからテキスト情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で登録するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った請求書や申込書PDFの内容を手作業で転記している方
- オンラインでPDFファイルから特定のテキストを抽出し、業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスや漏れをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFファイルを開いて内容を確認し、転記する一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のスプレッドシートに登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のオペレーション設定では、読み取るPDFファイルから抽出したい項目を任意で設定します。
- Google スプレッドシートへの登録設定では、登録先のスプレッドシートIDと、具体的なシートのタブ名を任意で設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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