■概要
kintoneで管理している顧客との会議を設定する際、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、発行した会議URLをGmailで別途送付する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、kintone上の情報をトリガーにして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでの会議URLの自動通知を実現します。煩雑な日程調整業務における入力ミスや連絡漏れを防ぎ、顧客との円滑なコミュニケーションを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogleカレンダー、Gmailを使い顧客との打ち合わせ調整を行っている営業担当者の方
- 手作業での日程調整や会議URLの共有で、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チームの定型業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーやリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintone上の操作を起点にカレンダー登録とメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、予定の登録間違いや会議URLの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、kintoneの画面上で任意の情報を取得してフローボットを起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議の予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された会議URLを含むメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトルや説明欄に、kintoneから取得した顧客名や案件名などを動的に設定することが可能です。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先アドレスのほか、メールの件名や本文に顧客名や会社名、発行した会議URLなどを動的に埋め込めます。
■注意事項
- kintone、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
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