コラボフローで申請が行われたらGmailで通知する

‍■概要

コラボフローでの申請や承認依頼は重要な業務ですが、都度システムにログインして確認する作業に手間を感じたり、他の通知に埋もれて対応が遅れてしまったりすることはないでしょうか。

このワークフローは、コラボフローで特定の申請が行われた際に、自動で指定した宛先にGmailで通知を送信します。普段お使いのGmailで申請をリアルタイムに把握できるため、確認漏れを防ぎ、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローでの申請に気づきにくく、確認作業の効率化をしたいと考えている方
• 業務に関する通知をGmailに集約し、タスク管理をよりスムーズに行いたい方
• 申請から承認までのリードタイムを短縮し、業務全体のスピードを向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローで申請が発生すると自動でGmailに通知が届くため、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な対応を後押しします。
• 申請通知のプロセスが自動化されることで業務が標準化され、担当者に依らない安定した運用体制の構築に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、コラボフローから受け取った情報をもとに通知メールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知の宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで受け取ったコラボフローの申請者名や申請内容といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。