クラウドサービスの請求書を取得しBoxにアップロードする

■概要

毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書ダウンロードと保管業務に、手間を感じていませんか。各サービスにログインして請求書を探し、手動でダウンロードして所定のフォルダに保存する作業は、件数が増えるほど負担になり、保存忘れなどのミスも起こりちです。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけで、RPAが自動で各クラウドサービスから請求書を取得し、指定のBoxフォルダにアップロードまで行うため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく完了させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のクラウドサービスの請求書管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
• 毎月の請求書ダウンロードと保管を手作業で行っており、コア業務に集中したい方
• Boxで書類管理を行っており、請求書のアップロード作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム入力だけで請求書取得からBoxへのアップロードまでが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による請求書のダウンロード漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、RPAで操作するクラウドサービスのアカウント情報などを設定し、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてフォームトリガーを設定し、請求書の取得に必要なサービス名や対象月などを入力するための項目を作成します。
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームで入力された情報をもとに各クラウドサービスへログインし、請求書をダウンロードする操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAでダウンロードしたファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、請求書を取得したいサービス名や対象の年月など、ご自身の業務フローに合わせて入力項目を自由に設定してください。
• RPA機能では、操作対象となるクラウドサービスのログインページURLや請求書のダウンロードボタンなど、実際の画面に合わせて設定を調整してください。

■注意事項

• BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。