Gmailでメールを受信したらLINE WORKSに通知する

■概要

重要なメールを常時チェックし、その内容をチームに共有する作業は、見落としのリスクがあり手間もかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、LINE WORKSへ自動で通知を送ることができます。これにより、重要な連絡を迅速にチームへ共有し、対応漏れなどのミスを防ぎながら業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する重要なメールの見落としを防ぎ、迅速な対応を実現したい方
• 受信メールの内容をLINE WORKSへ都度手作業で転記・共有している方
• チームや部署内での情報共有のスピードと正確性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定メールを受信すると自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、手動での確認や転記作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報共有で発生しがちな通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な対応を後押しします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する
3. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、任意のトークルームにメッセージを送信する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「お問い合わせ」など、通知のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定できます。
• LINE WORKSでの通知設定では、メッセージを送るトークルームを自由に指定できるほか、通知するメッセージ本文もカスタマイズが可能です。Gmailで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。

■注意事項

• GmailとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。