■概要
クラウドサインで電子契約が締結された後、案件管理ツールへのステータス反映や、関係部署への通知を手作業で行っていませんか。これらの作業は重要ですが、手間がかかり入力ミスや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、クラウドサインでの契約締結を起点として、契約書内容のAIによる読み取り、kintoneのステータス更新、Microsoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化し、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインを利用した契約管理で、締結後の手作業に課題を感じている方
- kintoneで案件管理を行っており、クラウドサインとの連携を円滑にしたい方
- 契約締結に関する情報を迅速に共有し、チームの連携を強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結からkintoneへの情報反映、通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理と共有が可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサイン、kintone、Microsoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、取得した契約書ファイルから必要な情報を読み取るように設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに該当のレコードを更新します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに契約締結の完了を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取り対象の契約書ファイルからどの項目（例：契約金額、契約者名など）を抽出するかを任意で設定してください
- kintoneのレコードを更新するアクションでは、更新対象のアプリやレコードを指定する条件、更新するフィールドと値を自由にカスタマイズできます
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチームやチャネルを任意で設定可能です。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得した契約情報などを変数として埋め込むことができます
■注意事項
- クラウドサイン、kintone、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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