Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する

■概要

インボイス制度の開始に伴い、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えたのではないでしょうか。特にGmailで受信した領収書PDFを目視で確認し、登録番号を一件ずつ公表システムで手入力するのは手間がかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付された領収書からOCR機能で登録番号を自動抽出し、適格請求書発行事業者公表システムで情報を確認後、Discordへ通知する一連の流れを自動化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• インボイス制度対応で、受領した領収書の登録番号確認に手間を感じている経理担当者の方
• Gmailで受け取った大量の領収書を手作業で処理しており、非効率だと感じている方
• OCRとSaaS連携を活用し、経理業務のDXや自動化を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から事業者確認、社内への通知までが自動化されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮することができます。
• 登録番号の目視確認やシステムへの手入力が不要になることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、メールに添付された領収書ファイルから登録番号の文字列を抽出します。
4. 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」を選択し、抽出した登録番号をもとに事業者情報を取得します。
5. 次に、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」を選択し、取得した事業者情報を含んだメッセージを特定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号だけでなく、請求金額や発行元企業名など、抽出したい項目を任意で追加設定することが可能です。
• 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、例えば「事業者情報が見つかった場合」や「見つからなかった場合」といった条件を設定し、その後の処理を分岐させることができます。
• Discordにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンションを指定したり、メッセージ内に前段のオペレーションで取得した事業者名などを動的に埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。