SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をChatworkで通知する

■概要

従業員の退職に伴う各部署への連絡は、迅速かつ正確さが求められますが、手作業での対応は手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。特に、複数の部署へ個別に連絡している場合、その負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日の情報を更新するだけで、関連部署のChatworkグループへ自動で通知できます。これにより、連絡業務の効率化と確実性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの退職手続き後、関係各所への連絡に手間を感じている人事労務担当者の方
• 従業員の退職情報をChatworkで受け取り、迅速に対応したいと考えている部門の担当者の方
• 退職者関連の業務フローを自動化し、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの情報を更新するだけで、Chatworkへ自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
• システムを介して自動で通知されることで、連絡漏れや伝達内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」アクションを設定し、退職日が更新されたことを検知します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、SmartHRから取得した従業員の部署情報に応じて、その後の処理を切り替えます。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、分岐した部署ごとの適切なチャンネルに退職者情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkの「メッセージを送る」アクションでは、通知先のグループチャットや担当者を任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、SmartHRから取得した従業員名や所属部署、退職日などの情報を変数として自由に埋め込むことができます。

■注意事項

• SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502