Google スプレッドシートで行が更新されたら、メールで通知する

■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストの更新状況を都度確認して関係者にメールで共有するのは、手間がかかる作業ではないでしょうか。重要な更新を見落としたり、通知を忘れたりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、指定した相手へ自動でメールを送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでの情報更新を手動でメール通知している方
• 複数人で共有しているGoogle スプレッドシートの変更をすぐに検知したい方
• 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートの更新を確認し、メールを作成・送信する一連の作業が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報の共有を確実に行うことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容のメールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メール機能の「メールを送る」アクションでは、通知メールの送信先や件名、本文を自由に設定してください。
• メールの本文には、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの更新内容などを動的な値として差し込むことも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。