毎週YouTubeのレポートを取得し、書類を自動作成してGmailで送信する

■概要

YouTubeチャンネルの分析は重要ですが、毎週レポートを手作業で作成し関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
また、手作業による数値の転記ミスや共有漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にYouTubeからレポートデータを取得し、Google スプレッドシートで書類を作成、Gmailで関係者に送信する一連のタスクを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• YouTubeチャンネルを運営し、定期的なレポーティングに時間を要しているマーケティング担当者の方
• Google スプレッドシートとGmailを用いて、手作業でレポート作成・共有を行っている方
• 定型的なレポート業務を自動化し、コンテンツ制作などのコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週決まった日時にレポートの取得から作成、送信までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスやレポートの送信漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、レポートを作成したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート期間の開始日を取得します。
4. 続いて、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定し、対象期間のレポートデータを取得します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを用いてレポート書類を作成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、レポートを自動取得したい曜日や時間などを任意で設定してください。
• データ操作・変換機能では、レポート期間に合わせて取得する日付のフォーマットなどを任意で設定できます。
• YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDやレポート期間などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、使用する雛形や発行後の書類の保存先、差し込む文字列などを任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください。

■注意事項

• YouTube、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。