Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Outlookでメールを送信する

■概要

海外の取引先から送られてくる請求書や書類など、外国語のファイルを確認する際に、手動で翻訳ツールにかけ、メールで関係者に共有する作業は手間がかかりませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字抽出からDeepLでの翻訳、そしてOutlookでのメール送信までが自動化され、一連の反復作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外とのやり取りが多く、外国語のドキュメントを日常的に扱う貿易事務や営業担当の方
• 手作業による翻訳やメールでの情報共有に時間を要し、業務負荷を感じている方
• 複数ツールをまたぐ手作業を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、一連の処理が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 文字のコピー＆ペーストミスやメール作成時の宛先間違いといった、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、DeepL、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳結果を含んだメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローを起動させる対象のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、画像やPDFファイル内のどの部分からテキストを抽出するかを、範囲指定などでカスタムすることが可能です。
• DeepLの設定では、翻訳先の言語を自由に選択でき、前のステップでOCRが抽出したテキストを変数として設定することで翻訳が実行されます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、翻訳結果などの変数を埋め込んだり、定型文を追加したりできます。

■注意事項

• Google DriveとDeepLとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。