■概要
フォームから送付された契約書などの添付ファイル、その後の承認依頼や保管といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、担当者の負担になるだけでなく、承認漏れやファイルの保管ミスといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送られ、承認完了後にはGoogle Driveへファイルが保存されるため、ファイル管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルの承認依頼と管理に手間を感じている総務や法務担当者の方
- 手作業でのファイル保存による、保管漏れやヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 承認フローを含む一連の業務を自動化し、業務効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後の承認依頼からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手による承認依頼の送り忘れや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、利用するフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで添付されたファイルや入力内容を承認依頼の項目として設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、承認済みのファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 承認依頼機能のアクションでは、依頼メッセージの本文に、フォームで入力された会社名や担当者名などの情報を変数として設定し、誰からの何の依頼かを分かりやすくすることが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名にフォームで取得した情報（例：会社名や日付など）を変数として設定し、自動でリネームして保存することが可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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