■概要
SalesforceとGoogle Driveを連携して利用する中で、ファイルの格納後に手動でSalesforceにタスクを登録する作業に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、登録漏れなどのミスが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、ファイル名などから情報を読み取り、SalesforceにTo Doを自動で登録する一連の流れを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle Driveを併用しており、手作業での情報登録を効率化したいと考えている方
- Google Driveに格納したファイルに基づき、SalesforceでのTo Do登録漏れを防ぎたい方
- ファイル管理からタスク管理までの一連の業務フローを自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納を起点にTo Doが自動登録されるため、Salesforceを開いて手入力する作業時間を削減できます
- 手作業で発生しがちなTo Doの登録漏れや、関連情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名などのテキストから顧客名といった必要なデータを抽出します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを検索する」アクションで該当のリードを特定します
- 最後に、同じくSalesforceの「リードオブジェクトにTo Doを登録」アクションを設定し、特定したリードにTo Doを紐づけます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによるテキスト抽出のオペレーションでは、ファイル名からどのような情報を抽出するか、抽出項目を任意で設定することが可能です
- SalesforceにTo Doを登録するオペレーションでは、件名や期日などの各項目に固定のテキストを設定したり、前のステップで取得したファイル名や抽出したデータなどを変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
■注意事項
- Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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