定期的にGoogle Chatでリマインド通知する

■概要

定期的な報告依頼やタスクの催促など、決まった内容のリマインドを手作業で行っていませんか？うっかり通知を忘れてしまったり、毎回のメッセージ作成が地味な負担になったりすることもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Chatに自動でメッセージを送信できるため、リマインド業務の煩わしさから解放され、抜け漏れ防止にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatで週報や日報の提出依頼などを定期的に行っているチームリーダーの方
• メンバーへのタスクや提出物のリマインドを忘れず、かつ効率的に行いたいと考えている方
• 手作業での定型的なメッセージ送信をなくし、本来の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 設定した日時に自動でメッセージが送信されるため、リマインド業務にかかっていた時間を短縮し、コア業務へより集中できます。
• 手作業によるリマインドで起こりがちな「通知のし忘れ」を防ぎ、タスクの抜け漏れや業務遅延といったリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、通知先として利用するGoogle ChatのアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、リマインドを送信したい日時や頻度を設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「リマインド通知する」アクションで通知先のスペースや送信したいメッセージ内容を設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、リマインドを実行したいタイミングを「毎月1日の午前10時」や「毎週月曜日」など、業務に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、本文には固定の文章だけでなく、実行日の日付といった変数を埋め込むこともできます。

■注意事項‍

• Google ChatをYoomと連携する必要があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。