Google フォームの回答内容からAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailを送信する

■概要

Google フォームで受け付けた問い合わせや依頼内容を、都度Asanaに手作業で転記し、関係者にメールで共有していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google フォームへの回答を起点に、Asanaでのプロジェクト作成とGmailでの通知までの一連の流れが自動化され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google フォームで受け付けた依頼をAsanaで管理しているプロジェクト担当者の方
• フォームの回答内容を手作業で転記・通知しており、手間やミスに課題を感じている方
• 複数のSaaSを連携させることで、定型的なタスク管理業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google フォームに回答が送信されると、Asanaのプロジェクト作成からGmailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への重要な通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォーム、Asana、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google フォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームからの回答のみをフローの起動対象とします。
• Gmailでメールを送るアクションでは、通知したい内容や運用体制に合わせて、件名や本文、宛先、CC、BCCなどを自由に設定できます。

■注意事項‍

• Google フォーム、Asana、GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。