Gmailの受信内容をAsanaにタスク追加し、Chatworkに通知する

■概要

Gmailで受信した依頼や問い合わせメールを、都度Asanaに手動でタスク登録し、Chatworkでチームに共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかる上に、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りAsanaにタスクを自動で追加し、Chatworkへの通知までを完結させ、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応などを、Asanaを使って効率的に管理したいと考えている方
• 手作業でのタスク登録やチームへの共有に時間がかかり、本来の業務を圧迫している方
• タスクの登録漏れや共有ミスを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からAsanaへのタスク登録、Chatworkへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での情報入力が不要になるので、タスクの登録漏れや内容の転記ミス、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Asana、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、前工程で抽出した情報をもとにタスクを作成します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、指定したルームにタスク作成が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• AI機能によるデータ抽出設定では、メール本文から「タスク名」や「依頼内容」など、抽出したい項目を運用に合わせて具体的に指定してください。
• Chatworkへメッセージを送る設定では、通知先のチャットルームを任意で選択できます。また、通知メッセージの本文には、前工程で取得した情報を組み込むことで、より具体的な通知が可能です。

■注意事項‍

• Asana、Gmail、ChatworkとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。